Detail About Publication

PROSES AUDIT DAN SERTIFIKASI

Untuk dapat memperoleh sertifikasi, Anda perlu melewati beberapa tahapan. Berikut ini adalah pemaparannya:

1. PERMOHONAN DAN PENGAJUAN UNTUK SERTIFIKASI

Setelah anda memberikan kelengkapan informasi melalui formulir aplikasi (application form), kami akan melakukan pengkajian terhadap permohonan Anda untuk memastikan bahwa kami memiliki informasi yang cukup untuk menerbitkan sebuah Penawaran (Offer Letter). Anda akan dihubungi apabila kami membutuhkan informasi lebih lanjut. Setelah kami mengkaji permohonan Anda, kami akan memberikan Anda sebuah penawaran, yang di dalamnya juga terdapat biaya, rincian lingkup pengajuan, peraturan serta hak dan kewajiban baik dari pihak Anda maupun pihak Control Union.

Biaya sertifikasi yang diperlukan akan bergantung dari lingkup sertifikasi yang Anda ajukan ketika tahap permohonan. Harap menghubungi kami lebih lanjut untuk informasi kisaran biaya lebih lanjut (dapat melalui telepon, e-mail, maupun form di website ini).

Peraturan yang dimaksud di atas juga termasuk yaitu Terms of Contract, yang memuat hak dan kewajiban Anda serta Control Union, dan juga penggunaan logo sertifikasi dan / atau penggunaan tanda kesesuaian, sesuai dengan jenis sertifikasi yang Anda ajukan.

Ketika Anda menandatangani Penawaran tersebut, Anda dan Control Union telah memasuki kontrak hukum untuk kegiatan audit dan sertifikasi.

Seluruh dokumen-dokumen dan persyaratan yang relevan untuk mempersiapkan diri Anda untuk audit dapat ditemukan di situs publikasi Control Union:

  • Dokumen normatif dari Control Union 
  • Regulasi dari skema yang relevan; beberapa pemilik skema mengharuskan Anda untuk memiliki standar secara langsung dari mereka, yang umumnya dengan biaya tertentu

Untuk memastikan posisi kami yang independen dan imparsial (tidak berpihak), pembayaran untuk kegiatan audit dan sertifikasi wajib untuk dilakukan sebelum kegiatan audit. Control Union juga tidak menerima pemasukan dari kegiatan selain audit dan sertifikasi, atau pemasukan lain yang dapat mempengaruhi independensi dan ketidakberpihakan Control Union.

 

2. AUDIT / INSPEKSI LAPANGAN

Audit / inspeksi akan dilakukan oleh salah satu auditor / inspektor (atau tim) kami, yang akan menghubungi Anda untuk membuat rencana kunjungan audit / inspeksi sesuai dengan waktu dan lokasi yang sesuai dengan ketersediaan Anda. Auditor / inspektor juga dapat meminta Anda untuk menyerahkan dokumentasi atau rekaman yang harus dievaluasi sebelum kunjungan audit / inspeksi ini. 

Harap dicatat bahwa dalam beberapa skema sertifikasi, ada peraturan yang mengharuskan kami untuk melakukan kunjungan audit tanpa pemberitahuan (unannounced audit) ke tempat Anda. Jika skema sertifikasi yang Anda ajukan terdapat peraturan ini, unannounced audit ini akan secara jelas disebutkan di dalam kontrak Anda. 

Selama kunjungan audit / inspeksi, semua aktivitas usaha / proses / produk / lingkup yang Anda ajukan, akan dievaluasi secara menyeluruh. Maka dari itu, kami harap kerjasama Anda untuk dapat memberi auditor / inspektor terkait dengan seluruh hal yang diperlukan untuk mengakses perusahaan / unit produksi / unit pemrosesan Anda. Kami juga meminta Anda untuk meluangkan waktu personil yang relevan untuk diwawancara dan mengizinkan auditor / inspektor kami untuk mengambil sampel analisis apabila diperlukan.

 

3. KEPUTUSAN AWAL SERTIFIKASI

PEMBERIAN DAN PENOLAKAN SERTIFIKASI (SERTIFIKASI AWAL)

Setelah kegiatan audit / inspeksi dan pelaporan hasil audit / inspeksi dilakukan, kami akan mengkaji seluruh informasi yang diperoleh untuk membuat keputusan sertifikasi, yang dapat bersifat positif dan negatif.

Informasi-informasi yang kami perlukan beberapa di antaranya adalah:

  • informasi yang diberikan oleh Anda ketika waktu audit / inspeksi
  • pengkajian terhadap temuan audit dan kesimpulan yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan dan lingkup sertifikasi
  • ketidaksesuaian yang ditemukan dan efektivitas dari akar masalah yang diidentifikasi, koreksi, dan tindakan korektif yang Anda sediakan
  • informasi lain yang relevan, misalnya informasi dari publik atau komentar mengenai laporan audit

Rangkaian evaluasi dan kajian ini kemudian akan menghasilkan suatu keputusan sertifikasi.

  • Apabila hasilnya positif, maka Anda akan diberikan sertifikat.

Sertifikat yang diberikan tersebut merupakan hak milik Control Union dan tidak dapat diberikan ke pihak ketiga tanpa persetujuan Anda dan Control Union. Kami dapat meminta Anda untuk mengembalikan sertifikat apabila Anda melanggar Terms of Contract yang sudah ditentukan sebelumnya.

  • Apabila hasilnya negatif, maka Anda tidak diberikan sertifikasi.

Anda memiliki hak untuk mengajukan banding terhadap keputusan tersebut. Anda juga diperbolehkan untuk mengajukan permohonan kembali (dari awal).

 

4. MEMPERTAHANKAN (MAINTENANCE) STATUS SERTIFIKASI

4.a. SURVAILEN

Survailen adalah kegiatan audit / inspeksi yang dilakukan saat periode antara sertifikasi awal dan re-sertifikasi. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa produk, layanan, atau sistem manajemen Anda (yang masuk dalam lingkup sertifikasi) tetap memenuhi persyaratan skema yang berlaku dan bahwa pernyataan yang Control Union berikan untuk lingkup sertifkasi Anda masih tetap memenuhi. Sertifikat baru tidak akan diterbitkan setelah survailen, namun apabila ada temuan yang kritis pada audit / inspeksi survailen, sertifikasi Anda dapat dibekukan atau dicabut. Harap untuk dicatat bahwa kami dapat sewaktu-waktu melakukan survailen tidak terjadwal (unannounced surveillance audit) untuk Anda.

4.b. PERUBAHAN, PERLUASAN ATAU PENGURANGAN LINGKUP

Anda diharuskan untuk melaporkan segala perubahan yang terjadi pada lingkup aktivitas operasi Anda, seperti misalnya kepemilikan, struktur, penambahan aktivitas, dan lainnya.

Ketika Anda mengajukan penambahan ataupun pengurangan unit, produk, proses, atau layanan di dalam lingkup sertifikasi Anda, Anda diharuskan untuk mengajukan penambahan atau pengurangan tersebut secara tertulis sebelum perubahan lingkup sertifikasi diberikan oleh Control Union. Penambahan atau pengurangan tersebut akan dievaluasi oleh CU melalui kegiatan audit (dapat melalui kegiatan on-site audit atau desk review audit), apabila perubahan lingkup tersebut memenuhi syarat yang ada, maka Control Union akan mengubah lingkup sertifikasi Anda.

4.c. RE-SERTIFIKASI

Sebelum masa sertifikasi Anda habis, kami akan melakukan kegiatan audit / inspeksi lapangan untuk menilai apakah sertifikat baru untuk lingkup yang Anda miliki dapat diperbaharui. Dalam sertifikasi sistem manajemen, audit re-sertifikasi dapat dilakukan kegiatan audit fase 1 dan fase 2, seperti halnya audit sertifikasi awal.

 

5. PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN SERTIFIKASI

5.a. PEMBEKUAN SERTIFIKASI

Control Union dapat sewaktu-waktu membekukan sertifikat Anda apabila:

  • Anda tidak menyediakan bukti yang diperlukan sebagai koreksi dan/atau tindakan korektif atas temuan ketidaksesuaian dalam jangka waktu tertentu
  • Anda melakukan penyalahgunaan sertifikat dan/atau logo atau tanda kesesuaian yang tidak sesuai dengan persyaratan Control Union atau skema sertifikasi
  • Anda tidak memenuhi kewajiban finansial Anda terhadap Control Union
  • Anda melakukan pemasaran produk dalam keadaan tidak memenuhi persyaratan standar
  • dll, yang menunjukkan bahwa Anda tidak memenuhi persyaratan standar sertifikasi

Control Union akan menginformasikan kepada Anda secara tertulis mengenai pembekuan tersebut. Selama pembekuan, Anda harus:

  • menghentikan segala promosi kegiatan Anda yang terkait dengan sertifikasi di bawah Control Union
  • menghentikan segala klaim produk atau sistem manajemen yang terkait dengan sertifikasi di bawah Control Union

Dalam beberapa kasus, Control Union harus menginformasikan pemilik skema terkait mengenai status sertifikasi Anda. CU juga dapat mempublikasikan mengenai pembekuan status sertifikasi Anda.

5.b. PENGEMBALIAN STATUS SERTIFIKASI

Ketika sertifikat Anda dibekukan, Anda diharuskan untuk melakukan pemenuhan kembali terhadap persyaratan standar dengan menyediakan bukti-bukti yang sesuai. Control Union akan melakukan audit dan pengkajian untuk memastikan bahwa Anda telah memenuhi kembali persyaratan sertifikasi. Setelah itu, Control Union akan melakukan pengembalian status sertifikasi Anda.

Segala biaya yang timbul akibat pembekuan dan pengembalian sertifikasi Anda adalah bukan merupakan tanggung jawab Control Union.

5.c. PENCABUTAN SERTIFIKASI

Sertifikat dapat dicabut apabila Anda gagal untuk memenuhi persyaratan ketika sertifikat Anda dibekukan.

Anda juga dapat mengajukan pengunduran diri terhadap sertifikasi Anda. Pengajuan ini harus dilakukan secara tertulis dan mencantumkan alasan mengenai pengunduran diri Anda.

 

Status sertifikasi klien PCU akan terpublikasi di halaman berikut: cucpublications.controlunion.com.

Silakan Unduh Annex A16 Clients' Assessment Manual untuk informasi lebih lanjut terkait proses audit dan sertifikasi.